Alle Funktionen im Überblick
Von der Rechnungserstellung bis zum DATEV-Export. Orgaxo deckt den gesamten Workflow für Freelancer und kleine Unternehmen ab.
Rechnungen & E-Rechnung
Erstelle professionelle Rechnungen in wenigen Klicks. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können, der Versand wird ab 2027/2028 verpflichtend – Orgaxo erzeugt jede finalisierte Rechnung automatisch als ZUGFeRD-PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten nach EN16931. Positionen, Rabatte, Skonto und USt-Logik sind frei konfigurierbar.
- E-Rechnung nach EN16931 (ZUGFeRD)
- Wiederkehrende Rechnungen per Cronjob
- Gutschriften & Stornorechnungen
- PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML (maschinenlesbar)
- Direkt per E-Mail aus der App versenden
- Positionsrabatte, Skonto & Gutscheine
Angebote
Erstelle professionelle Angebote und wandle sie mit einem Klick in Rechnungen um. Behalte den Überblick über den Status aller Angebote.
- Angebot → Rechnung mit einem Klick
- Status-Tracking (offen, angenommen, abgelehnt)
- PDF-Export & E-Mail-Versand
- Gleiche Positionen-Logik wie Rechnungen
Zeiterfassung
Erfasse Arbeitszeiten direkt in Orgaxo – projektbezogen, kundenbezogen, mit Stundensatz. Zeiten lassen sich später in Rechnungspositionen übernehmen.
- Start/Stop-Timer oder manuelle Eingabe
- Zuordnung zu Kunden & Projekten
- Übernahme in Rechnungen
- Auswertung nach Zeitraum & Kunde
Mahnwesen
Behalte den Überblick über überfällige Rechnungen. Orgaxo zeigt dir alle offenen Posten und hilft dir, Mahnungen effizient zu erstellen.
- Automatische Erkennung überfälliger Rechnungen
- Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung)
- PDF-Mahnungen per E-Mail versenden
- Dashboard mit offenen Posten
Kundenverwaltung
Zentrale Kundendatenbank mit Kontaktdaten, individuellem Stundensatz, Zahlungsziel und komplettem Dokumentenverlauf.
- Kontaktdaten, Steuernummern, Bankverbindung
- Individueller Stundensatz & Zahlungsziel pro Kunde
- Dokumentenverlauf pro Kunde (Rechnungen, Angebote, Zeiten)
DATEV, E-Rechnung & GoBD
Exportiere deine Buchungssätze im DATEV-EXTF-Format (SKR03 oder SKR04) für die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater. Jede Rechnung wird beim Finalisieren automatisch als E-Rechnung (ZUGFeRD EN16931) erzeugt und revisionssicher als PDF archiviert – und eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) importierst du direkt als Ausgabe. Mehrere Steuersätze pro Rechnung (19/7/0 %), Stornos mit automatischer Stornogutschrift, Zufluss-/Abflussprinzip für die EÜR.
- DATEV-Export im EXTF-Format (SKR03/SKR04, CP1252)
- E-Rechnungen senden & empfangen (ZUGFeRD EN16931, XRechnung-Import)
- PDF-Archivierung beim Finalisieren (unveränderbar)
- Storno-Belege statt Löschen (GoBD-Grundsatz Unveränderbarkeit)
- EÜR-Auswertung (Zufluss-/Abflussprinzip)
- Reverse Charge nach § 13b UStG
Hinweis: Orgaxo unterstützt dich bei der Einhaltung der GoBD-Grundsätze (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Zeitgerechtheit). Die GoBD-konforme Gesamtumsetzung hängt auch von Hosting, Backups und Verfahrensdokumentation ab. Bei Unsicherheiten sprich vorab mit deinem Steuerberater.
Projekte & Budget-Tracking
Behalte den Überblick über all deine Projekte. Stundensatz, Budgetrahmen und Deadline pro Projekt – Orgaxo zeigt dir jederzeit, wie profitabel ein Auftrag wirklich ist.
- Budget-Stunden mit Fortschrittsanzeige
- Nicht abgerechnete Zeiten auf einen Blick
- Nahtlose Verbindung mit Zeiterfassung & Rechnungen
- Geschätzter Umsatz (Stunden × Stundensatz)
Wiederkehrende Rechnungen
Rechnungen, die sich wiederholen, müssen nicht jedes Mal neu erstellt werden. Definiere eine Vorlage, konfiguriere den Rhythmus – und Orgaxo stellt die Rechnung automatisch zum gewünschten Termin aus.
- Monatlich, vierteljährlich, jährlich
- Vorlage aus bestehender Rechnung erstellen
- Pausieren & Fortsetzen jederzeit möglich
- Ideal für Retainer, Abos und monatliche Pauschalen
Ausgaben & Bank-Import
Erfasse Betriebsausgaben mit Beleg-Upload und kategorisiere sie für die EÜR. Der integrierte Bank-CSV-Import erkennt automatisch Transaktionen von Sparkasse, DKB und Co. – und schlägt die passende Kategorie vor.
- Beleg-Upload (PDF, JPG, PNG, WebP – bis 5 MB) direkt am Eintrag
- Bank-CSV-Import (Sparkasse, DKB, generisches Format)
- Automatische Kategorie-Vorschläge je Lieferant
- Reverse Charge (§13b UStG) für Auslandsrechnungen
- Storno statt Löschen: automatische Stornogutschrift als Korrekturdokument (GoBD-Grundsatz Unveränderbarkeit)
Leistungskatalog
Lege deine Dienstleistungen und Produkte einmalig an und wähle sie beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten per Klick aus. Kein Abtippen mehr – und individuelle Preise pro Kunde sind direkt hinterlegt.
- Vorlagen für Positionen mit Preis & MwSt
- Individuelle Preise pro Kunde überschreibbar
- Kategorisierung für Übersicht
- Direkt während der Rechnungserstellung abrufbar
Berichte & EÜR
Umsatz nach Monat, Top-Kunden, Ausgaben nach Kategorie – alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick. Die integrierte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) liefert dir die nötigen Zahlen für die Steuererklärung.
- Umsatz nach Monat (Netto & Brutto)
- Top-10-Kunden nach Umsatz
- Ausgaben nach Kategorie
- EÜR nach Zufluss-/Abflussprinzip
- Auswertungen pro Jahr – alle historischen Jahre abrufbar
Angebote online annehmen
Deine Kunden erhalten einen persönlichen Link zu ihrem Angebot – ohne Anmeldung. Sie können das Dokument einsehen, als PDF herunterladen und direkt annehmen oder ablehnen. Du wirst sofort benachrichtigt.
- Kein Kundenkonto nötig – Zugang per Link
- Angebot annehmen oder ablehnen mit einem Klick
- PDF-Download für den Kunden direkt im Portal
- Sicher & tokenbasiert – kein Passwort, kein Tracking
Und noch mehr
Orgaxo wächst mit deinen Anforderungen.
Dashboard
Übersicht über Umsätze, offene Rechnungen und anstehende Aufgaben.
Belegverwaltung
Ausgaben und Belege erfassen für die vollständige EÜR.
Backup & Restore
Integriertes Backup (SQL + PDFs als ZIP) direkt aus der Admin-Oberfläche.
Kleinunternehmerregelung
Volle Unterstützung für §19 UStG – keine MwSt-Ausweisung, korrekte Hinweistexte.
Ein-Klick-Updates
Updates direkt aus der Admin-Oberfläche installieren – kein SSH nötig.
Web-Installer
Geführte Installation in 7 Schritten – für gängiges Shared Hosting mit PHP 8.2+ (alle Voraussetzungen prüft der Installer automatisch).
Mehrbenutzer & Rollen
Bis zu 10 aktive Benutzer:innen mit drei Rollen (Admin, Mitarbeiter, Read-only) – ideal für kleine Teams und Buchhalter:innen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
TOTP-basierte 2FA (Google Authenticator, Authy) für zusätzlichen Schutz deines Kontos.
Aktivitäts-Log
Vollständiger Audit-Trail: Wer hat wann was geändert? Ideal für GoBD-Konformität im Mehrbenutzer-Betrieb.
Sonstige Einnahmen
Einnahmen ohne Rechnung (z. B. Privatentnahmen, Zinsen) separat erfassen – für eine vollständige EÜR.
Offene Posten
Dein Außenstand auf einen Blick: Wer schuldet dir wie viel, seit wann? Fälligkeits-Aufteilung, „Bezahlt“ und Mahnung direkt aus der Liste.
Auszahlungen an Partner
Abrechnungsgutschriften nach § 14 Abs. 2 UStG – Tantiemen, Provisionen und Honorare abrechnen und auszahlen. Die Ausgabe für EÜR und DATEV entsteht automatisch.
Überzeugt?
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